Claire et Thomas, deux collègues de travail qui font partie d’une équipe projet internationale, doivent organiser une réunion importante avec leur équipe dispersée dans plusieurs pays. Ils discutent de la possibilité d’organiser un événement hybride – une partie en présentiel dans leur bureau parisien et une partie en visioconférence pour inclure leurs collègues à distance.
DIALOGUE
Claire: Salut Thomas ! Tu as une minute ? Il faut qu’on organise cette fameuse réunion avec toute l’équipe projet.
Thomas: Ah oui, bien sûr ! Euh… le truc, c’est qu’on a des gens partout – Londres, Berlin, Barcelone… Comment on fait ça ?
Claire: Ben justement, j’ai eu une idée. Et si on faisait quelque chose d’hybride ? On pourrait se retrouver ici au bureau, nous les Parisiens, et connecter les autres en visio.
Thomas: Tiens, c’est pas mal comme concept ! Mais tu crois que ça marcherait bien ? J’ai toujours peur que les gens en ligne se sentent un peu… exclus, tu vois ?
Claire: Ah, je comprends ta crainte. Mais regarde, on pourrait installer une super caméra qui filme toute la salle, et puis prévoir des moments spécifiquement pour les participants à distance.
Thomas: Ouais, ça pourrait le faire… Et niveau timing ? Parce que bon, entre Londres et Barcelone, il y a déjà un décalage horaire, hein.
Claire: C’est vrai, mais c’est gérable. On pourrait programmer ça pour 14h heure de Paris ? Comme ça, c’est 13h à Londres et 14h à Barcelone. Ça reste correct, non ?
Thomas: Mmh, pas mal. Et tu pensais à quoi exactement comme format ? Une partie brainstorming en présentiel et après on fait le point tous ensemble ?
Claire: Exactement ! On commence par une heure de travail en petit comité ici – toi, moi, Sophie et Marc. On développe nos idées au tableau, on fait nos petits schémas…
Thomas: Et après on connecte tout le monde pour la présentation ! Chouette, j’aime bien l’idée. Mais… euh, attends, Sophie ne m’a pas dit qu’elle était en déplacement la semaine prochaine ?
Claire: Ah zut ! Tu as raison, elle est à Lyon jusqu’à jeudi. Bon, on fait comment alors ?
Thomas: Ben, elle pourrait se connecter depuis son hôtel, non ? Techniquement, elle ferait partie du groupe “à distance”.
Claire: Oui, mais c’est un peu bizarre… Elle qui devait être dans notre équipe “présentiel” se retrouve avec les autres. Ça change un peu la donne.
Thomas: Hm, tu sais quoi ? On pourrait peut-être repenser le truc. Et si on faisait plutôt deux sessions ? Une première en petit comité quand Sophie revient, et une deuxième hybride ?
Claire: Euh… ça risque de rallonger le processus, non ? Le client attend nos propositions pour vendredi.
Thomas: Ah oui, c’est vrai, j’avais oublié la deadline. Bon, alors on maintient l’idée hybride mais on s’adapte avec Sophie en ligne.
Claire: D’accord. Alors, récapitulons : mardi 14h, nous trois au bureau – toi, Marc et moi. Sophie, Julia, Hans et Miguel en visio.
Thomas: Parfait ! Et pour la tech ? Tu penses qu’on peut utiliser la salle de conf du 3ème ? Elle est bien équipée.
Claire: Excellente idée ! Elle a cette grande table ronde, c’est parfait pour filmer tout le monde. Et puis le micro est super performant.
Thomas: Cool ! Bon, et qui s’occupe d’envoyer les invitations ? Il faudrait aussi préparer un petit guide technique pour ceux qui se connectent.
Claire: Je peux m’en charger. Je vais créer un événement avec les deux liens – celui pour rejoindre en ligne et les infos pour venir au bureau.
Thomas: Super ! Et… ah, j’y pense, il faudrait prévoir des pauses différentes, non ? Nous, on pourra discuter autour de la machine à café, mais les autres…
Claire: Bien vu ! On fera des pauses synchronisées. Comme ça, tout le monde reste dans le rythme. Dix minutes toutes les heures ?
Thomas: Parfait ! Dis-moi, tu crois qu’on devrait faire un test technique avant ? Histoire de s’assurer que tout fonctionne bien ?
Claire: Ah oui, bonne idée ! On pourrait programmer ça lundi en fin d’après-midi ? Un petit test de quinze minutes avec tous les participants ?
Thomas: Génial ! Comme ça, s’il y a des problèmes de connexion ou de son, on a le temps de résoudre ça avant la vraie réunion.
Claire: Alors c’est parti ! Je prépare tout ça et j’envoie les invitations cet après-midi. Ça va être notre première expérience hybride !
Thomas: J’ai hâte de voir ce que ça donne ! Au pire, si ça marche bien, on pourra réutiliser ce format pour d’autres projets.
Claire: Exactement ! Bon, je file préparer ça. À plus tard !
Thomas: À plus ! Et merci pour cette super idée d’organisation hybride !
English translation
Claire and Thomas, two colleagues who are part of an international project team, need to organize an important meeting with their team spread across several countries. They are discussing the possibility of organizing a hybrid event – part in-person at their Paris office and part via videoconference to include their remote colleagues.
DIALOGUE
Claire: Hi Thomas! Do you have a minute? We need to organize that meeting with the whole project team.
Thomas: Ah yes, of course! Uh… the thing is we’ve got people everywhere – London, Berlin, Barcelona… How do we do that?
Claire: Well, actually, I had an idea. What if we did something hybrid? We could meet here at the office, those of us in Paris, and connect the others via videoconference.
Thomas: Hmm, that’s not a bad idea! But do you think it would work well? I’m always afraid that the people online might feel a bit… left out, you know?
Claire: Ah, I understand your concern. But look, we could install a high-quality camera that captures the whole room, and schedule specific moments for the participants joining remotely.
Thomas: Yeah, that could work… And what about timing? I mean, between London and Barcelona there’s already a time difference, right?
Claire: That’s true, but it’s manageable. We could schedule it for 2:00 PM Paris time? That way it’s 1:00 PM in London and 2:00 PM in Barcelona. That still works, right?
Thomas: Mmh, not bad. And what exactly did you have in mind for the format? An in-person brainstorming session and then we review everything together?
Claire: Exactly! We’ll start with an hour of work in a small group here – you, me, Sophie and Marc. We’ll develop our ideas on the whiteboard, sketch out little diagrams…
Thomas: And then we’ll connect everyone for the presentation! Nice, I like the idea. But… uh, wait, didn’t Sophie tell me she was going to be away next week?
Claire: Oh no! You’re right, she’s in Lyon until Thursday. So, what do we do then?
Thomas: Well, she could connect from her hotel, right? Technically, she’d be part of the “remote” group.
Claire: Yes, but it’s a bit odd… She who was supposed to be on our ‘in-person’ team ends up with the others. That changes the dynamic a bit.
Thomas: Hm, you know what? Maybe we could rethink it. What if we held two sessions instead? A first one in a small group when Sophie returns, and a second hybrid session?
Claire: Uh… that might lengthen the process, right? The client is expecting our proposals by Friday.
Thomas: Oh right, I’d forgotten the deadline. Okay, we’ll stick with the hybrid plan but adapt with Sophie joining online.
Claire: Okay. So, let’s recap: Tuesday 2 p.m., the three of us in the office – you, Marc and me. Sophie, Julia, Hans and Miguel on the video call.
Thomas: Perfect! And what about the tech? Do you think we can use the conference room on the third floor? It’s well equipped.
Claire: Excellent idea! It has that large round table, so it’s perfect for filming everyone. And the microphone works really well.
Thomas: Cool! Right, and who will take care of sending the invitations? We should also prepare a short technical guide for those joining online.
Claire: I can take care of that. I’ll create an event with the two links – the one to join online and the info for coming to the office.
Thomas: Great! And… oh, I just thought – we should plan different breaks, right? We can chat around the coffee machine, but the others…
Claire: Good point! We’ll have synchronized breaks. That way everyone stays in sync. Ten minutes every hour?
Thomas: Perfect! Tell me, do you think we should do a technical test beforehand? Just to make sure everything is working properly?
Claire: Oh yes, good idea! Could we schedule it for late Monday afternoon? A short fifteen-minute test with all the participants?
Thomas: Great! That way, if there are any connection or sound problems, we’ll have time to sort them out before the real meeting.
Claire: All right, let’s go! I’ll prepare everything and send the invitations this afternoon. This is going to be our first hybrid experience!
Thomas: I can’t wait to see how it turns out! If it works well, we can reuse this format for other projects.
Claire: Exactly! Right, I’m off to get that ready. See you later!
Thomas: See you! And thanks for this great idea for a hybrid setup!