La situation se déroule dans une école de langues privée “Polyglotte Plus” à Lyon. Sophie, directrice pédagogique, doit informer Marc, professeur d’anglais, et Léa, étudiante inscrite aux cours du soir, des nouvelles règles concernant les annulations de cours de dernière minute suite aux récentes plaintes des étudiants.
DIALOGUE
Sophie : Bonjour Marc, bonjour Léa ! Merci d’être venus. J’ai demandé cette réunion pour discuter de notre politique d’annulation des cours.
Marc : Ah bon ? Il y a un problème ?
Léa : Euh… c’est à cause de ce qui s’est passé la semaine dernière ?
Sophie : Exactement, Léa. Plusieurs étudiants se sont plaints après l’annulation surprise du cours de conversation allemande.
Marc : Ben, ça arrive parfois qu’on tombe malade, non ?
Sophie : Bien sûr, Marc, mais le souci c’est qu’ils ont été prévenus seulement quinze minutes avant le début du cours.
Léa : Franchement, c’était vraiment embêtant ! J’avais pris ma pause déjeuner plus tôt pour venir, et mon collègue avait dû me remplacer au bureau.
Marc : Ah, je comprends mieux. Mais parfois, on n’a pas le choix, hein !
Sophie : Justement, on va mettre en place de nouvelles règles. D’abord, tout cours annulé moins de deux heures avant doit être remplacé par un autre professeur.
Léa : Tiens, c’est une bonne idée ! Et si aucun remplaçant n’est disponible ?
Sophie : Dans ce cas, le cours sera reporté et l’étudiant recevra un avoir de vingt euros en compensation.
Marc : Euh… vingt euros ? Ça va coûter cher à l’école, non ?
Sophie : C’est le prix à payer pour garder nos étudiants satisfaits. De plus, si un professeur annule plus de trois fois dans le mois pour des raisons non médicales…
Marc : Qu’est-ce qui se passe ?
Sophie : Il devra suivre une formation sur la gestion du temps et l’organisation.
Léa : Ah, ça c’est du sérieux ! Et pour les annulations à cause de la météo ?
Sophie : Bonne question ! En cas d’alerte météo officielle, les cours peuvent être annulés sans compensation, mais on préviendra au moins quatre heures avant.
Marc : Et si c’est l’étudiant qui ne peut pas venir au dernier moment ?
Sophie : Alors là, c’est différent. Si l’étudiant annule moins de vingt-quatre heures avant, il perd son cours.
Léa : Zut ! C’est un peu strict, vous ne trouvez pas ?
Sophie : On va faire une exception pour les urgences médicales avec justificatif, bien évidemment.
Marc : Et les cours en ligne ? Ça marche pareil ?
Sophie : Non, pour les cours virtuels, on est plus flexibles. Annulation possible jusqu’à une heure avant le début.
Léa : Chouette ! C’est vrai que c’est plus pratique, les cours en visio.
Marc : Mais attendez… qui va décider si c’est une vraie urgence ou pas ?
Sophie : Euh… ben, moi principalement, avec l’aide du secrétariat. On étudiera chaque cas individuellement.
Léa : Et si on n’est pas d’accord avec votre décision ?
Sophie : Il y aura une procédure de recours. Vous pourrez faire appel dans les quarante-huit heures.
Marc : Pfff, ça devient compliqué tout ça ! Au fait, ça s’applique dès quand ?
Sophie : À partir du premier novembre. Ça vous laisse deux semaines pour vous habituer.
Léa : D’accord, mais… hein, j’y pense ! Et les cours particuliers ?
Sophie : Ah oui, j’oubliais ! Pour les cours individuels, les règles sont les mêmes, mais la compensation sera proportionnelle au tarif.
Marc : Ça veut dire quoi concrètement ?
Sophie : Ben, si le cours individuel coûte quatre-vingts euros, l’avoir sera de trente euros au lieu de vingt.
Léa : Et nous, les étudiants, on aura une copie de ces nouvelles règles par écrit ?
Sophie : Bien sûr ! Je vous enverrai un e-mail récapitulatif demain, et on affichera aussi les règles dans l’accueil.
Marc : Une dernière question : qu’est-ce qui se passe si c’est vous qui tombez malade ?
Sophie : Euh… bonne question ! Dans ce cas, ma remplaçante prendra le relais pour gérer les annulations.
Léa : Et si elle n’est pas disponible non plus ?
Sophie : Alors… euh… on improvisera ! Non, je plaisante. Le secrétariat a reçu une formation pour gérer ces situations d’urgence.
Marc : Bon, ben ça me paraît correct comme système. Au moins, c’est clair maintenant !
Léa : Oui, merci pour ces explications ! Ça va éviter les malentendus.
Sophie : Parfait ! N’hésitez pas si vous avez d’autres questions. On se revoit dans quinze jours pour faire le bilan ?
Marc : Entendu ! À bientôt alors.
Léa : Merci Sophie, bonne journée !
Sophie : À vous aussi ! Et surtout, n’oubliez pas : communication et respect, c’est la clé du succès !
English translation
The situation takes place in a private language school, “Polyglotte Plus”, in Lyon. Sophie, the Academic Director, must inform Marc, an English teacher, and Léa, a student enrolled in the evening classes, of the new rules regarding last-minute class cancellations following recent student complaints.
I don’t see the French dialogue to translate. Please paste the French text and I’ll translate it into international English, preserving the original formatting.
Sophie : Hello Marc, hello Léa! Thank you for coming. I called this meeting to discuss our class cancellation policy.
Marc : Oh? Is there a problem?
Léa : Um… is it because of what happened last week?
Sophie : Exactly, Léa. Several students complained after the sudden cancellation of the German conversation class.
Marc : Well, sometimes people get sick, right?
Sophie : Of course, Marc, but the problem is that they were only notified fifteen minutes before the start of the class.
Léa : Honestly, it was really inconvenient! I had taken my lunch break earlier to come, and my colleague had to cover for me at the office.
Marc : Ah, I see. But sometimes you don’t have a choice, right!
Sophie : Exactly, we’re going to introduce new rules. First, any class cancelled less than two hours in advance must be replaced by another teacher.
Léa : Oh, that’s a good idea! And what if no substitute is available?
Sophie : In that case, the class will be rescheduled and the student will receive a twenty-euro credit as compensation.
Marc : Uh… twenty euros? That’s going to cost the school a lot, isn’t it?
Sophie : It’s the price we have to pay to keep our students satisfied. Furthermore, if a teacher cancels more than three times in a month for non-medical reasons…
Marc : What’s going on?
Sophie : They will have to attend training on time management and organization.
Léa : Ah, that’s serious! And what about cancellations due to the weather?
Sophie : Good question! In the event of an official weather alert, classes may be cancelled without compensation, but we will give at least four hours’ notice.
Marc : And what if it’s the student who can’t come at the last minute?
Sophie : Well, that’s different. If the student cancels less than twenty-four hours in advance, they lose their lesson.
Léa : Darn! That’s a bit strict, don’t you think?
Sophie : We’ll make an exception for medical emergencies with supporting documentation, of course.
Marc : And online classes? Is it the same?
Sophie : No, for virtual classes we’re more flexible. Cancellation is possible up to one hour before the start.
Léa : Great! It’s true that virtual classes are more convenient.
Marc : But wait… who’s going to decide whether it’s a real emergency or not?
Sophie : Uh… well, mainly me, with the help of the office. We’ll look at each case individually.
Léa : What if we don’t agree with your decision?
Sophie : There will be an appeals procedure. You will be able to appeal within forty-eight hours.
Marc : Pfff, this is getting complicated! By the way, when does all this take effect?
Sophie : From the first of November. That gives you two weeks to get used to it.
Léa : Okay, but… hey, it just occurred to me! What about private lessons?
Sophie : Oh yes, I almost forgot! For private lessons, the rules are the same, but payment will be proportional to the fee.
Marc : What does that mean in practice?
Sophie : Well, if the private lesson costs eighty euros, the credit will be thirty euros instead of twenty.
Léa : And will we, the students, get a written copy of these new rules?
Sophie : Of course! I’ll send you a summary email tomorrow, and we’ll also post the rules at reception.
Marc : One last question: what happens if you get sick?
Sophie : Uh… good question! In that case, my substitute will take over to handle the cancellations.
Léa : And if she’s not available either?
Sophie : So… uh… we’ll improvise! No, I’m joking. The office staff have been trained to handle these emergency situations.
Marc : Well, okay, that seems like a reasonable system to me. At least it’s clear now!
Léa : Yes, thanks for the explanations! That will help avoid misunderstandings.
Sophie : Perfect! Don’t hesitate if you have any other questions. Shall we meet again in two weeks to take stock?
Marc : Got it! See you soon then.
Léa : Thank you, Sophie, have a good day!
Sophie : You too! And above all, don’t forget: communication and respect are the keys to success!