Sophie, responsable marketing dans une entreprise internationale, demande conseil à Marc, son collègue du service RH qui a une excellente maîtrise de l’anglais. Elle doit rédiger des emails professionnels en anglais pour coordonner un projet avec des partenaires étrangers, mais elle manque de confiance dans ses compétences linguistiques.
DIALOGUE
Sophie : Marc, tu aurais cinq minutes ? J’ai un petit souci avec mes emails en anglais…
Marc : Bien sûr Sophie ! Qu’est-ce qui se passe ?
Sophie : Ben voilà, je dois coordonner ce nouveau projet avec nos partenaires britanniques et allemands, et euh… mes emails sonnent toujours un peu bizarre en anglais.
Marc : Ah je vois ! Tu sais, c’est normal au début. Montre-moi ce que tu as écrit.
Sophie : Tiens, regarde ça. J’ai écrit : “Dear Sirs, I hope you are fine. I want to inform you about the meeting…”
Marc : Hmm, c’est déjà pas mal, mais on peut améliorer ! D’abord, “Dear Sirs” c’est très formel et un peu dépassé.
Sophie : Ah bon ? Mais comment je dois commencer alors ?
Marc : Ça dépend ! Tu connais les noms de tes correspondants ?
Sophie : Oui, il y a James Mitchell et Petra Wagner.
Marc : Parfait ! Alors écris plutôt “Dear James and Petra” ou “Hi James and Petra” si le ton est moins formel.
Sophie : D’accord, c’est noté ! Et pour “I hope you are fine” ?
Marc : C’est mieux de dire “I hope you’re doing well” ou simplement “I hope this email finds you well”.
Sophie : Chouette ! Et après ? Parce que “I want to inform you” ça sonne bizarre, non ?
Marc : Exactement ! C’est trop direct. Dis plutôt “I’d like to update you on” ou “I’m writing to let you know about”.
Sophie : Ah, c’est plus poli effectivement ! Mais attends… zut ! J’ai un problème : je ne sais jamais comment terminer mes emails.
Marc : Ha ! Le fameux dilemme de la formule de politesse. Tu utilises quoi d’habitude ?
Sophie : Euh… “Yours faithfully” ? Mais ça me paraît super pompeux !
Marc : Ben oui, c’est très britannique et très formel ! Pour tes emails professionnels, “Best regards” ou “Kind regards” c’est parfait.
Sophie : Et si c’est plus détendu ?
Marc : Tu peux utiliser “Best” tout court, ou “Thanks and regards” si tu demandes quelque chose.
Sophie : Génial ! Mais dis-moi, comment je fais pour être sûre que mon ton est approprié ?
Marc : Bonne question ! Regarde d’abord comment tes correspondants t’écrivent et adapte-toi à leur style.
Sophie : Ah tiens, c’est malin ! Et pour la structure ? Parce que mes emails sont toujours un peu… euh… décousus.
Marc : Alors là, j’ai une méthode infaillible ! Introduction, développement, action requise, conclusion.
Sophie : Tu peux détailler ?
Marc : Ben oui ! Tu commences par dire pourquoi tu écris, tu développes les infos importantes, tu dis clairement ce que tu attends d’eux, et tu conclus poliment.
Sophie : Par exemple ?
Marc : “I’m writing to update you on our project timeline. Following our last meeting, we’ve identified three key milestones… Could you please confirm your availability for the kick-off meeting? Looking forward to your response.”
Sophie : Waouh, c’est clair et efficace ! Mais j’ai encore un truc qui m’embête…
Marc : Vas-y !
Sophie : Les abréviations ! J’utilise “FYI”, “ASAP”, ce genre de trucs, mais j’ai peur que ce soit trop familier.
Marc : Ah ! Ça dépend vraiment du contexte et de ta relation avec tes correspondants.
Sophie : Comment ça ?
Marc : Avec des collègues proches, pas de souci. Mais pour un premier contact ou avec la hiérarchie, évite ! Écris plutôt “for your information” et “as soon as possible”.
Sophie : D’accord ! Et les emoticons ? Hein, qu’est-ce que tu en penses ?
Marc : Alors là, attention ! Dans un email formel, jamais ! Mais un petit smiley avec des collègues qu’on connaît bien, pourquoi pas.
Sophie : OK, je retiens ! Au fait, tu as des ressources pour m’améliorer ?
Marc : Bien sûr ! Je t’envoie quelques modèles d’emails types et un petit guide des expressions courantes.
Sophie : Tu es un ange ! Une dernière chose : comment je gère si je ne comprends pas bien leur réponse ?
Marc : N’hésite jamais à demander des clarifications ! “Could you please clarify…” ou “I want to make sure I understand correctly…”
Sophie : Parfait ! Je me sens déjà plus confiante. Merci mille fois Marc !
Marc : De rien ! Et n’oublie pas : la pratique rend parfait. Plus tu écris, plus ça devient naturel !
Sophie : Allez, je retourne à mes emails ! À bientôt et encore merci pour tous ces conseils précieux !
English translation
Sophie, a marketing manager at an international company, seeks advice from Marc, her colleague in the HR department who has an excellent command of English. She needs to write professional emails in English to coordinate a project with foreign partners, but she lacks confidence in her language skills.
Please paste the French dialogue to be translated below the “## DIALOGUE” heading.
DIALOGUE
Sophie : Marc, do you have five minutes? I have a small problem with my emails in English…
DIALOGUE
Sophie : Marc, do you have five minutes? I have a small problem with my emails in English…
Marc : Of course, Sophie! What’s going on?
DIALOGUE
Sophie : Marc, do you have five minutes? I have a small problem with my emails in English…
Sophie : Well, I need to coordinate this new project with our British and German partners, and, um… my emails always sound a bit odd in English.
Marc : Of course, Sophie! What’s going on?
DIALOGUE
Sophie : Marc, do you have five minutes? I have a small problem with my emails in English…
Sophie : Well, I need to coordinate this new project with our British and German partners, and, um… my emails always sound a bit odd in English.
Marc : Of course, Sophie! What’s going on?
Marc : Ah, I see! You know, that’s normal at first. Show me what you’ve written.
DIALOGUE
Sophie : Here, take a look. I wrote: “Dear Sirs, I hope you are well. I want to inform you about the meeting…”
Marc : Hmm, that’s already not bad, but we can improve it! First, “Dear Sirs” is very formal and a bit outdated.
Sophie : Oh? But how should I start then?
Marc : That depends! Do you know the names of your correspondents?
Sophie : Yes, there are James Mitchell and Petra Wagner.
Marc : Perfect! So write “Dear James and Petra” instead, or “Hi James and Petra” if the tone is less formal.
Sophie : Okay, noted! And what about “I hope you are fine”?
Marc : It’s better to say “I hope you’re doing well” or simply “I hope this email finds you well”.
Sophie : Great! And then? Because “I want to inform you” sounds weird, doesn’t it?
Marc : Exactly! That’s too direct. Say instead “I’d like to update you on” or “I’m writing to let you know about”.
Sophie : Ah, that’s more polite indeed! But wait… oh no! I have a problem: I never know how to end my emails.
Marc : Ha! The classic dilemma of the sign-off. What do you usually use?
Sophie : Um… “Yours faithfully”? But that seems really pompous to me!
Marc : Well yes, it’s very British and very formal! For your professional emails, “Best regards” or “Kind regards” are perfect.
Sophie : What if it’s more casual?
Marc : You can use “Best” on its own, or “Thanks and regards” if you’re asking for something.
Sophie : Great! But tell me, how can I be sure my tone is appropriate?
Marc : Good question! First, look at how your correspondents write to you and adapt to their style.
Sophie : Oh, that’s clever! And what about structure? Because my emails are always a bit… uh… disjointed.
Marc : I’ve got a foolproof method for that! Introduction, body, action required, conclusion.
Sophie : Can you elaborate?
Marc : Of course! You start by saying why you’re writing, you provide the important information, you clearly state what you expect from them, and you conclude politely.
Sophie : For example?
Marc : “I’m writing to update you on our project timeline. Following our last meeting, we’ve identified three key milestones… Could you please confirm your availability for the kick-off meeting? Looking forward to your response.”
Sophie : Wow, that’s clear and effective! But I still have one thing that’s bothering me…
Marc : Go ahead!
Sophie : Abbreviations! I use “FYI”, “ASAP”, that kind of thing, but I’m afraid it might be too informal.
Marc : Ah! It really depends on the context and your relationship with the people you’re corresponding with.
Sophie : What do you mean?
Marc : With close colleagues, no problem. But for a first contact or with management, avoid them! Write instead “for your information” and “as soon as possible”.
Sophie : Okay! And emoticons? Hmm, what do you think about them?
Marc : Watch out! Never in a formal email! But a little smiley with colleagues you know well, why not.
Sophie : OK, I’ll keep that in mind! By the way, do you have any resources to help me improve?
Marc : Of course! I’ll send you a few sample email templates and a short guide to common expressions.
Sophie : You’re an angel! One last thing: how should I handle it if I don’t fully understand their response?
Marc : Never hesitate to ask for clarification! “Could you please clarify…” or “I want to make sure I understand correctly…”
Sophie : Perfect! I already feel more confident. Thank you so much, Marc!
Marc : You’re welcome! And don’t forget: practice makes perfect. The more you write, the more natural it becomes!
Sophie : Okay, I’m getting back to my emails! See you soon and thanks again for all these valuable tips!